Google Docs: যে কোনও জায়গা থেকে কাজ হবে নিমেষে, জেনে নিন গুগল ডকস ব্যবহারের এই কয়েক খাস দিক

ফুল স্ক্রিন

ডেস্কটপে ব্যবহার করার সময় এর স্ট্যান্ডার্ড ভার্সনে এমন অনেক কিছু থাকে আমাদের মনোযোগ বিকর্ষণ করে। সেই সমস্ত টুলবার অনেক ক্ষেত্রেই আমাদের ডকুমেন্টের ওপরে এসে পড়ে। কখনও কখনও তাই বাধাহীন ভাবে কাজ করতে হলে ফুল স্ক্রিন মোডে স্যুইচ করে ডকস লেখার জন্য অপ্টিমাইজ করে নেওয়া যেতে পারে।

যে কোনও জায়গায় ডকস অ্যাক্সেস করতে অফলাইনে কাজ করা

ইন্টারনেট সংযোগ ছাড়াই ডকস দেখতে এবং এডিট করতে অফলাইন অ্যাক্সেস সেট করা যেতে পারে। এর পরে যে কোনও জায়গা থেকে সেই ডক অ্যাক্সেসও করা যেতে পারে- অনলাইন ইউজার থাকুন বা না-ই থাকুন।

শেয়ার করা যায় সহজে

এছাড়াও গুগল ডকসে সহজেই লিঙ্ক শেয়ার করে ব্যবহারকারীরা সহকর্মী, পরিবার বা বন্ধুদের সাহায্য করতে পারেন। এর জন্য শুধুমাত্র শেয়ার অপশনে ক্লিক করে পছন্দের অপশন বেছে নিতে হবে। এতে ডকে কে কে আছেন এবং তাঁরা সক্রিয় ভাবে এডিটিং করছেন কি না তাও দেখা যেতে পারে। রিয়েল-টাইম সহযোগিতার জন্য একাধিক ব্যক্তিকে একযোগে এডিটিংয়ের সুযোগও দেওয়া যায়।

ডিলিট হলেও চিন্তা নেই

দুর্ঘটনাজনিত ভাবে যদি কোনও ডক ডিলিট হয়ে যায় তবে এর পূর্ববর্তী আপডেট খুঁজে পেতে, প্রোফাইল ছবির পাশের ক্লক আইকনে ক্লিক করতে হবে৷ এতে ব্যবহারকারীরা পুরনো আপডেট করা ফাইলটি পুনরুদ্ধার করতে পারবেন সহজেই।

অফিস মিটিংয়ের বস

ব্যাক-টু-ব্যাক মিটিংয়ে গুগলের স্মার্ট ডকস আমাদের কাজকে সহজ করতে সহায়তা করতে পারে। যে কোনও প্রজেক্টের রোডম্যাপ, টাইমলাইন ট্র্যাক করার জন্য টাস্ক ম্যাট্রিক্স তৈরি করতেও সাহায্য করে গুগল ডকস, ঠিক বসের মতোই।

সহজেই স্যুইচ করা যায়

একটি ডকুমেন্টের দুটি ভার্সনের মধ্যে পরিবর্তন করতে হলে এই ভিজ্যুয়াল উপস্থাপনা ব্যবহারকারীদের যে কোনও পরিবর্তনের জন্য দ্রুত সনাক্তকরণেরও সুযোগ দেয়।

কাজ হবে যে কোনও ভাষায়

যাঁদের বিভিন্ন স্থানে কোম্পানির ব্রাঞ্চ রয়েছে তাঁরা সারা বিশ্ব জুড়ে বিভিন্ন ভাষায় তাঁদের কাস্টমারদের সঙ্গে জুড়তে চাইবেন এটাই স্বাভাবিক। তার জন্য আলাদা আলাদা ভাষা শেখার দরকার নেই, গুগল ডকসের মধ্যেই ডকুমেন্ট ট্রান্সলেট করে এটি ব্যবহার করা যেতে পারে।

গুগল ফটো থেকে ফটো ইম্পোর্ট করা

যাঁরা নিয়মিত গুগল ডকস ব্যবহার করেন তাঁরা মিডিয়া ব্যাকআপের চাহিদা মেটাতে সাধারণত গুগল ফটো ব্যবহার করে থাকেন। যেহেতু উভয়ই গুগলের পণ্য, তাই এটি পরস্পর যুক্ত। তাই ফোন থেকে কোনও ডকে ফটো যোগ করতে চাইলে, সেগুলি সরাসরি গুগল ফটো থেকে ইম্পোর্ট করা যেতে পারে।